Capital Investment 4

[Beanz]

Chciałbym zoptymalizować moje biuro, aby zmniejszyć koszty biurowe i ewentualnie wprowadzić kilka optymalizacji. Byłbym bardzo wdzięczny za innowacyjne wskazówki.

[2Escorpio]

Co można na to odpowiedzieć? Przecież nie znamy struktury Państwa biura... na co zwracać uwagę, ile pracowników, na co można zrezygnować itp.

Nie muszą nam tego tłumaczyć, bo gdyby tak zrobili... mieliby odpowiedź już sami

[Beanz]

Rozumiem, że znajomość mojej sytuacji byłaby tu pomocna, jednakże tekst byłby zbyt długi. Chodzi również o ogólne wskazówki dotyczące optymalizacji procesów, które nie muszą być związane z konkretnymi warunkami. Chociaż, specyficzny sposób przechowywania notatek i archiwizacji itp.

[soundjunk]

Jeśli uważasz, że przekazanie nam informacji o swojej strukturze jest zbyt kosztowne, to nie oczekuj od nas szybkich rozwiązań. Ponadto, twoje zachowanie nie świadczy najlepiej o tobie jako przedsiębiorcy.

[Beanz]

Teraz moje zachowanie opiera się na optymalizacji mojej organizacji pracy, nie wiem, co w tym upoważniałoby do zarzutu złego przedsiębiorcy. Chciałbym jednak wrócić do rozmowy w sposób rzeczowy i grzeczny, jeśli jest to dla Państwa odpowiednie.

Ponieważ kilkakrotnie zwracaliście mi uwagę, żebym wyjaśnił moją sytuację, abyście mogli ewentualnie udzielić mi pomocy, piszę do Państwa w bardzo skróconej formie.

- Biuro sklepu internetowego z dwiema osobami, zatrudniona jedna osoba.
- 3 komputery, 2 drukarki, faks, telefon.
- Prosta organizacja dokumentów: Porządkowanie>Archiwizacja

Ponieważ prowadzimy handel internetowy, większość pracy początkowo była poświęcona optymalizacji infrastruktury online naszego biznesu. Teraz jesteśmy w punkcie, w którym najlepiej połączyć infrastrukturę online i offline, zsystematyzować nasze archiwum i wiele więcej. Oczywiście mam kilka pomysłów, ale zanim podejmę pierwszy krok, chciałbym, jak wspomniałem wcześniej, zgromadzić jak najwięcej sugestii.

[Rosty]

Czemu używacie formy Pan/Pani? Czy przegapiłem rewolucję języka internetowego? Beanz, również nie do końca rozumiem, czego teraz oczekujesz od nas. Czy chodzi o to, gdzie powinien stać Twój komputer lub gdzie powinno być miejsce na rachunki? Czy chodzi o meble biurowe? Co dokładnie oznacza dla Ciebie najlepsze połączenie struktury online i offline?

[Dahut]

Mój sugestią byłoby zatrudnienie porządnej sekretarki. Powinna ona poradzić sobie z biurem, porządkowaniem dokumentów, archiwizacją i wszystkim, co się z tym wiąże. Jeśli ktoś czegoś nie potrafi sam zrobić lub nie ma na to ochoty, szuka ludzi, którzy to potrafią.

[Beanz]

Tego, czy należy używać Ty czy Pan/Pani tutaj, naprawdę nie potrafię sam(a) zdecydować. Mam osobę na pół etatu odpowiedzialną za porządek w biurze, ale potrzebuję wytycznych, do których mogę się odnieść. Moim zdaniem, wymaganie od tej osoby opracowania tych wytycznych jest dość wysokie.

Poprzez optymalizację procesów mam na myśli na przykład sandardową formę przechowywania/digitalizacji. Na przykład rachunek przechodzi przez etapy: przechowywanie, digitalizacja, wgranie do naszego systemu elektronicznego, a następnie do archiwum. Zastanawiam się, czy istnieją lepsze i bardziej standaryzowane formy przechowywania rachunków.

Dodatkowo chciałbym wprowadzić jednolity wygląd folderów (ewentualnie z logo firmy), teczek prezentacyjnych itp. Po prostu, aby wzmocnić wizerunek zewnętrzny firmy.

[Rosty]

Hmm. Tutaj chodzi właściwie o dwie rzeczy. Raz o optymalizację procesu, a raz o wnętrze biura.

W kwestii optymalizacji procesu:
Chcesz zlecić faktury online? W takim przypadku wystarczy przenieść papierową wersję z szuflady do folderu. Nie jestem pewien, ale istnieją również firmy zajmujące się takimi rzeczami, które otrzymują twój korespondencję i skanują ją, przesyłając już wszystko pocztą elektroniczną. Czy o to Ci chodzi?

Jeśli chodzi o wnętrze:
Foldery w tych samych kolorach, szczególnie gdy ma się otwarte półki, prezentują się elegancko. Z logo firmy lub w firmowych kolorach robią wrażenie, a jeszcze większe za pomocą profesjonalnych usług, odradzam korzystanie z kserokopiarki na rogu ulicy.
Dobrze prezentuje się także projektowanie na ścianie.
Czy masz gości w biurze, zwłaszcza klientów?

[Beanz]

Hmm.
W kwestii projektowania wnętrz:
Foldery w tych samych kolorach, gdy ma się otwarte regały, są bardzo stylowe.
Reklama z logo firmy lub kolorami firmy robi wrażenie i jest jeszcze bardziej stylowa
Poradziłbym jednak skorzystanie z profesjonalnych ofert, odradzam korzystanie z kopierni na rogu ulicy.
Projektowanie ścian również prezentuje się dobrze.
Czy masz odwiedzających klientów w twoim biurze?

Tak, zdarza się, że biznesowi klienci z różnych branż odwiedzają nasze biuro, dlatego wygląd naszego biura jest ważny, chociaż przeważnie zarabiamy pieniądze głównie online.
Co masz na myśli mówiąc profesjonalne oferty? Czy kopiernia (są też większe) nie jest profesjonalnym miejscem do świadczenia takich usług?

[Rosty]

Być może źle się wyraziłem. Nie chcę odmawiać CopyShopsom ich profesjonalizmu. Firmy takie jak np. Leitz, które swoją marką gwarantują jakość, oferują takie indywidualne możliwości projektowania w dziedzinie biznesu. Seria Leitz Create Pro... (po prostu sprawdź w Google, nie mogę podać linku :/) To nie oznacza, że CopyShopy nie wykonują swojej pracy dobrze, nie chciałem nikogo tu urazić

[Beanz]

Czy masz własne doświadczenia w tym obszarze, aby móc to tak reprezentować, czy tylko spekulujesz? Pytam dlatego, że firmy oferują różne rzeczy, czy masz praktyczne doświadczenie, na przykład z wymienionym przez Ciebie dostawcą?

[Rosty]

Od lat sięgam po segregatory Leitz, jeśli chodzi o to. Więc polecam - Tak!

[Beanz]

Mogłoby być dobrym podejściem kontynuowanie firmowego stylu także w biurze. Zwłaszcza gdy nadchodzi wizyta reprezentacyjna.