Capital Investment 4

[immocool]

Cześć wszystkim,

moja rodzina posiada prawie 50 jednostek mieszkaniowych.

Chciałbym poznać waszą opinię na temat zarządzania kilkoma jednostkami oraz czy również macie problem z koniecznością samodzielnego wszystkiego robienia w Excelu (np. rozliczenia kosztów).
Bardzo bym się cieszył, gdybyśmy mogli tutaj rozpocząć małą dyskusję i wspólnie znaleźć rozwiązanie.

[StGe1973]

Szczerze mówiąc, nie rozumiem twojego problemu. Jeśli macie 50 mieszkań, to powinniście mieć pewne doświadczenie w zarządzaniu. Co robisz z arkuszami Excela w rozliczeniach NK?

1. Albo WE jest częścią WEG. W takim przypadku otrzymujesz rozliczenie od zarządcy nieruchomości, w którym dokładnie jest zaznaczone, które koszty ponosi E, a które M. Z tego robisz kopię i piszesz krótki list:
Koszty dla najemcy zgodnie z zestawieniem xxx euro
Zaliczka na koszty mieszkania yyy euro
Dopłata lub zwrot zzz euro

2. Albo jesteś jedynym właścicielem, na przykład jednego mieszkania lub wszystkich mieszkań w budynku wielorodzinnym.
Koszty eksploatacyjne są przekazywane w ramach czynszu - brak rozliczeń (musisz tylko upewnić się, że koszty NK zostaną dostosowane, jeśli wzrosną).
Rozliczenie kosztów ogrzewania odbywa się poprzez firmy takie jak Techem, Thermomess itp., identycznie jak w punkcie 1.
Krótki list z kopią rozliczenia od Techem, Thermomess itp.
Koszty zgodnie z Techem xxx euro
Zaliczka na koszty ogrzewania yyyy euro
Dopłata / zwrot zzzz euro

Końcowe zdanie dla punktów 1 i 2 (opcjonalne):
Ze względu na wysoki zwrot/powrót modyfikuję zaliczkę od 01.01.2023 w następujący sposób:

Czynsz bazowy xxx euro
Zaliczka yyy euro
nowa płatność czynszu zzz euro

[2tneub]

2. Czy jesteś jedynym właścicielem np. jednego mieszkania lub wszystkich mieszkań w budynku wielorodzinnym.
Koszty dodatkowe są przekazywane razem z czynszem w formie stałej opłaty = brak rozliczeń (musisz tylko sprawdzić, czy koszty dodatkowe zostaną dostosowane, jeśli wzrosną).
Rozliczenie kosztów ogrzewania odbywa się za pośrednictwem Techem, Thermomess itp., identycznie jak w punkcie 1.
Krótki list z kopią rozliczenia z Techem, Thermomess itp.
Koszty zgodnie z Techem xxx euro
Zaliczka na koszty ogrzewania yyyy euro
Dopłata / zwrot zzzz euro

Powszechne rozliczanie kosztów dodatkowych nie jest standardem.
Śmieci, oświetlenie budynku, woda itp. są zazwyczaj rozdzielane na podstawie rzeczywistych kosztów na metr kwadratowy lub na osobę.
W związku z tym rozumiem, że z jednej strony trzeba ująć koszty, z drugiej strony podział.
Można to zrobić albo za pomocą specjalnego oprogramowania, albo w programie Excel.

Brzmi to dość prosto, ale nie zawsze jest takie.
Nie bez powodu mówi się, że co drugie rozliczenie kosztów dodatkowych jest błędne.

[immocool]

Do czego wy korzystacie w związku z programami do rozliczeń w dziale NK?

[StGe1973]

Płaskie rozliczanie kosztów dodatkowych nie jest regułą.
Śmieci, oświetlenie budynku, woda itp. zazwyczaj są rozdzielane na podstawie rzeczywistych kosztów na metr kwadratowy lub na osobę.
Dlatego rozumiem, że z jednej strony trzeba uwzględnić koszty, a z drugiej strony sposób podziału.
Można to zrobić albo przy użyciu oprogramowania, albo w Excelu.

Brzmi to dość prosto, ale nie zawsze jest.
Nie bez powodu mówi się, że co drugie rozliczenie kosztów dodatkowych jest nieprawidłowe.

Czy to reguła czy nie, obie opcje są dopuszczalne. Ogólne koszty dodatkowe można uwzględnić w sposób płaski lub w osobnym rozliczeniu. My robimy to płasko i nie znam nikogo, kto robi inaczej, jeśli jest własnością jedynego budynku wielomieszkaniowego. Tego rodzaju rozliczenie nie może być złe, ponieważ nie tworzona jest żadna specyficzna rozliczenie. Wszystko inne byłoby zbyt skomplikowane dla prywatnych właścicieli nieruchomości, którzy mam nadzieję pracują dodatkowo. W przeciwnym razie zajmuje się tym zarządca WEG, który posiada specjalne oprogramowanie.

Rozliczenie kosztów ogrzewania trzeba stworzyć osobno według powierzchni i zużycia, ale zajmuje się tym firma rozliczeniowa...

Błędy w rozliczeniach są normą, to prawda. Mamy do czynienia z zarządcami nieruchomości od wielu lat i nigdy nie widziałem dobrego zarządcy. Problemem jest to, że nie ma specjalnego wykształcenia na to stanowisko, każdy może zostać zarządcą nieruchomości. Problemem nie jest to, że zarządcy nie wiedzą, jakie koszty można przenosić na najemców, ale to, że sami chcą zarobić jak najwięcej na zarządzaniu nieruchomością. Oprócz stałych opłat, zarządcy starają się naliczać dodatkowe usługi. W 90% przypadków są one błędne i zbyt wygórowane...

Ale problem polega na tym, że osoba odpowiedzialna za zarządzanie (która powinna sprawdzać te rozliczenia) jest właścicielem w WEG i nie ma pojęcia o rozliczeniach.

[2tneub]

Błędy w rozliczeniach są normą, zgadza się. Od wielu, wielu lat mamy do czynienia z zarządzaniem nieruchomościami i nigdy nie widziałem dobrej firmy zarządzającej nieruchomościami. Problem polega na tym, że nie ma specjalnego szkolenia w tym zakresie, każdy może zostać zarządcą nieruchomości. Problem nie polega na tym, że zarządcy nie wiedzą, jakie koszty można zrefakturować, ale na tym, że sami chcą zarobić jak najwięcej na zarządzaniu nieruchomością. Oprócz podstawowych opłat, zarządcy starają się naliczać dodatkowe koszty. W 90% przypadków są one błędne i zbyt wysokie...

Ma Pan rację. W naszym koncernie, za którego odpowiedzialne jestem pod względem księgowym, mamy między innymi kilka firm zajmujących się nieruchomościami. Większość z nich to obiekty komercyjne. Niektóre obiekty są wynajmowane tylko przez jednego najemcę, wtedy rozliczenie opłat dodatkowych nie stanowi problemu, zajmujemy się tym pobocznie w księgowości. Dla pozostałych obiektów współpracujemy z kilkoma firmami zarządzającymi nieruchomościami.

Jedna firma zarządzająca pracuje od około roku nad rozliczeniem dodatkowych opłat za 2021 rok dla jednego obiektu. Po prostu im to nie wychodzi. Szef jest jeszcze w miarę okej, ale jego pracownica kompletnie nie ma pojęcia. Spoglądasz pobieżnie i widzisz 3 błędy. Zostają one poprawione, ale pojawiają się 3 nowe błędy. W międzyczasie prawdopodobnie poświęciliśmy trzy razy więcej czasu na kontrolę, niż gdybyśmy sami to zrobili. Postanowiliśmy więc zerwać z nimi umowę. To już druga firma zarządzająca, która zawodzi z tym obiektem. Zobaczymy, jak wywiąże się 3. firma zarządzająca.
Trzeba przyznać, że już nikt nie chce zajmować się zarządzaniem nieruchomościami. Najemcy mogą być bardzo irytujący, marże z wynajmu są niskie, dlatego nikt nie chce płacić dużo za zarządzanie i odpowiednio nie dostają wykwalifikowanego personelu (jeśli w ogóle go dostają).

[2tneub]

Co używacie do rozliczeń NK?

Ponieważ zazwyczaj prowadzimy księgowość naszych spółek z branży nieruchomości, tam mamy wszystkie koszty odnotowane.
Na pozostałe rzeczy korzystamy z pakietu Office, jeśli nie ma więcej niż 2 lokatorów.
Dla pozostałych obiektów mamy zarządców.
Dlatego prawdopodobnie nie będzie to dla ciebie pomocne.

W innych przypadkach możesz sprawdzić, co znajdziesz na rynku.
W Lexware znajdziesz program do zarządzania nieruchomościami w wersji testowej na 30 dni. Jest jednak dosyć drogi.
Cena może być bardziej przystępna w programie Wiso Hausverwaltung.
Nie mam jednak z nim doświadczenia.